Henkilötietojen käsittely: Sähköinen asiointi ulkoministeriössä tai Suomen ulkomaan edustustoissa

Otamme vastaan yksityishenkilöiden, sidosryhmien edustajien ja toimittajien ministereille ja ministeriölle lähettämiä kirjeitä, sähköpostiviestejä, kysymyksiä, palautteita ja tietopyyntöjä. Kaikki kansalaiskirjeet sekä yhteystietoja sisältävät muut yhteydenotot tallennetaan asianhallintajärjestelmäämme. 

Verkkosivuillamme ja online-palvelussamme on sähköisiä lomakkeita, joiden avulla voit laittaa vireille toimivaltaamme kuuluvia asioita, kuten esimerkiksi ilmoittaa kehitysyhteistyön väärinkäyttöepäilystä, tehdä henkilöasiakirjapyynnön sekä käyttää sinulla olevia tietosuoja-asetuksen mukaisia rekisteröidyn oikeuksiasi. Asian vireille saattaminen on mahdollista tehdä myös sähköpostitse kirjaamoomme.

Verkkosivujemme kautta voit myös tilata itsellesi haluamastasi maasta matkustustiedotteita sekä ilmoittaa matkastasi tai pysyvästä muutostasi matkustusilmoitus.fi -palvelussa (lue lisää kohdasta Matkustaminen ja konsulipalvelut). 

Sinulla on myös mahdollisuus kommentoida blogitekstejämme sekä vastailla tviitteihimme tai Facebook- ja Instagram-päivityksiimme. Tällaisissa tapauksissa emme tallenna asianhallintajärjestelmäämme meille jättämiäsi henkilötietojasi vaan nämä näkyvät ainoastaan kyseisessä palvelussa.

Tallentamamme henkilötiedot riippuvat käyttämästäsi palvelusta ja/tai siitä, mitä tietoja olet meille antanut esimerkiksi yhteydenottosi yhteydessä.

Vierailu verkkosivuillamme

Sivustomme on kaikille avoin, eikä verkkosivujen selaaminen edellytä rekisteröintiä. Sivustojen kävijäseuranta ei suoraan kerää tietoja, joista yksittäinen kävijä voidaan tunnistaa. Joissain tapauksissa IP-osoitetta voidaan kuitenkin pitää henkilötietona.

IP-osoitteen lisäksi sivustojen käytöstä kerätään vain yleisiä tilastotietoja, joita käytetään verkkopalvelujen kehittämiseen. Näitä tietoja ovat ladatut sivut, ajankohta sekä verkkoselain ja käyttöjärjestelmä.

Joillekin sivuston sivuille on upotettu sivuston ulkopuolinen sovellus, kuten sosiaalisen median syöte, video tai podcast. Näissä sovelluksissa käytetään evästeitä, jotka välittävät tiedon sivun latauksesta kolmannelle osapuolelle. 

Mihin käsittelymme perustuu

Käsittelemme henkilötietojasi ulkoasiainhallintoa koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi sekä yleisen edun mukaisien tehtäviemme hoitamiseksi. Käsittelymme perustuu tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtaan.

Ulkoministeriön ja Suomen ulkomaan edustustojen tehtävistä säädetään mm.: 

  1. Ulkoasiainhallintolaissa
  2. Valtioneuvoston asetuksessa ulkoministeriöstä
  3. Laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta
  4. Asetuksessa viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta
  5. Hallintolaissa
  6. Laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa

Henkilötietojen siirto

Emme luovuta henkilötietojasi säännönmukaisesti, emmekä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Voimme luovuttaa tietojasi niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. 

Emme luovuta tietojasi suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Tietosuojaoikeutesi

Tiesithän, että sinulla on myös tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia henkilötietojesi käsittelyymme liittyen. Lue lisää tietosuojaoikeuksistasi täältä.

Lisätietoja

Mikäli sinulla jäi kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä ulkoasiainhallinnossa, niin voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme osoitteessa tietosuoja(at)formin.fi