Behandling av person uppgifter när du anmäler dig till evenemang

Till våra uppgifter hör bland annat att representera finska staten, bevaka Finlands politiska, ekonomiska och kulturella intressen och främja kännedomen om Finland utomlands. Dessutom ska vi övervaka finländarnas intressen och rättigheter utomlands.
 
I anslutning till våra uppgifter ordnar vi olika tillställningar och evenemang i syfte att gå ut med information och bland annat diskutera och samla in information om aktuella frågor, men också till exempel för att fira Finlands självständighet med finländare som bor utomlands. Vi ordnar evenemang av olika slag, till exempel möten, konferenser och kvällstillställningar, men också friare och mer avslappnade tillställningar.
 
I regel får vi de uppgifter som behövs för inbjudningar av personerna själva, men vi kan också samla in uppgifter från offentliga kanaler och våra samarbetspartner. 
 
För att vi ska kunna skicka inbjudningar till våra tillställningar och evenemang när du bor utomlands, kan du lämna oss dina uppgifter och ett informationstillstånd via tjänsten Reseanmalan.fi (mer information finns under Vid resor och konsulära tjänster). Du kan också exempelvis i samband med att du uträttar ärenden vid vår beskickning lämna ut dina person- och kontaktuppgifter för att föras in i våra register. 

Vilka uppgifter samlar vi in om dig i samband med evenemang?

För inbjudningar sparar vi ditt namn, din e-postadress och ditt telefonnummer. Ibland behöver vi också uppgifter om din organisation och din tjänstebeteckning eller titel. Beroende på tillställningens eller evenemangets natur kan vi i samband med ditt svar på inbjudan också be dig ange dina adressuppgifter samt uppgifter om eventuell specialdiet.

När det gäller regelbundna evenemang bevarar vi deltagarlistor och kontaktuppgifter till deltagarna tills det följande motsvarande evenemanget ordnas. I fråga om vissa evenemang kan uppgifterna om deltagarna bevaras antingen i tio år eller permanent i enlighet med statsrådets arkivbildningsplan. Detta gäller till exempel för evenemang som ska registreras som regeringarnas material med en minister som värd eller andra särskilt viktiga evenemang som ordnas av ministeriet.

Om det finns servering under evenemanget, till exempel vanlig kaffe- eller lunchservering, kan ditt namn och din eventuella organisations namn också tas med i våra bokföringshandlingar. Uppgifter om eventuell specialdiet raderar vi innan vi för in uppgifterna i bokföringsmaterialet. Bevaringstiden för bokföringens verifikat är i normala fall sex år från utgången av besöksåret. 

Vad vår behandling baserar sig på

Vi hanterar dina personuppgifter för att kunna utföra ett uppdrag som är av allmänt intresse (artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen). 

Utrikesministeriets och Finlands beskickningars uppgifter fastställs bland annat i 

  1. lagen om utrikesförvaltningen
  2. statsrådets förordning om utrikesministeriet.

Överföring av personuppgifter

För att sända inbjudningar till tillställningar och evenemang kan vi vid behov överlåta dina kontaktuppgifter till en eventuell partnerarrangör, till exempel en beskickning i ett annat land. I dessa fall kommer vi att följa dataskyddsdirektivet och vidta de skyddsåtgärder som fastställs där. Vi delar inte ut dina uppgifter regelbundet, utan bedömer behovet alltid från fall till fall med beaktande av tillställningens eller evenemangets natur.

Ibland när vi ordnar evenemang och sänder inbjudningar använder vi en tredje parts hanteringsverktyg som hjälp. Verktyget används för att ta emot anmälningar till evenemang. Vi kommer alltid överens med tjänsteleverantörerna om att personuppgifter behandlas i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen. 

Vi kan överlåta dina uppgifter till en utomstående organisation i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifter och handlingar är offentliga, om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag. 

Vi lämnar inte ut dina uppgifter för direktmarknadsföring, marknadsundersökningar eller opinionsmätningar.

Du vet väl att dataskyddsförordningen ger dig rättigheter som gäller behandlingen av dina personuppgifter? Läs mer om dina dataskyddsrättigheter här.

Dina dataskyddsrättigheter

Du vet väl att dataskyddsförordningen ger dig rättigheter som gäller behandlingen av dina personuppgifter? Läs mer om dina dataskyddsrättigheter här.

Mer information

Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter inom utrikesförvaltningen, kan du kontakta vårt dataskyddsombud på adressen tietosuoja@formin.fi.